Esimerkki rekisteriselosteesta Yhdistystiedon sivuilta.
Marja Orava Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socomolta kävi 16.1. Hilmalla kertomassa uudistuvasta tietosuoja-asetuksesta ja sen mukanaan tuomista uusista velvoitteista rekisterinpitäjille. Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntö uudistettiin 24.5.2016 ja uusi tietosuoja-asetus tuli voimaan. Siirtymäaika on 25.5.2018 asti, jonka jälkeen henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista.
Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia. Asetus yhtenäistää EU-maiden tietosuojasäätelyä sekä vastaa uusiin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin kysymyksiin.
Yhdistys rekisterinpitäjänä
Yhdistyksillä on lain määrittämä velvollisuus käsitellä henkilötietoja, sillä laki määrää yhdistyksiä pitämään jäsenrekisteriä, josta ilmenee jäsenten nimi ja kotipaikka. Rekisteriin voidaan lisätä myös muita tietoja kuten osoite. Rekisteriin kannataa koota mahdollisimman vähän henkilötietoa ja kerättävien tietojen tulee olla tarkoituksenmukaisia ja oikeita. Jäsenillä on oikeus nähdä omat tietonsa ja saada tietoa tietojensa käsittelystä. Hänellä on myös oikeus tietojensa oikaisemiseen ja siihen, että tiedot poistetan reksiteristä.
Tietosuoja-asetuksen 9. artiklassa määritellään, minkälaisia henkilötietoja ei saa käsitellä. Näitä ovat mm. tiedot, joista ilmenee rotu, etninen alkuperä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, poliitinen mielipide, ammattijärjestöön kuuluminen, terveyteen liittyvät seikat sekä seksuaalinen suuntautuminen.
Yhdistyksen tulee pystyä perustelemaan, miksi henkilötietoja käsitellään. Yksinkertaisin tapa toimia lain ja asetusten mukaisesti on pyytää jäseniltä suostumus henkilötietojen käsittelyyn ja huolehtia siitä, että rekisteriseloste on ajantasalla ja jäsenten nähtävissä. Reksiteriseloste on ollut pakollinen kaikille reksiterinpitäjille vuodesta 1999. Rekisteriselosteeseen kirjataan rekisterinpitäjän yhteystiedot, mitä henkilötietoja käsitellään, tietojen käsittelyn tarkoitus ja suojauksen periaatteet. Rekisteriselosteen on oltava nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkossa.
Lisää ohjeita löytyy osoitteesta: https://yhdistystieto.fi/wiki/138-rekisteriseloste
