Tapahtumien järjestäminen vaatii osaamista ja tietoa sekä yhteistyötä viranomaisten kanssa. Onnistunut tapahtuma, josta sekä yleisö että esiintyjät lähtevät kotiin tyytyväisenä, vaatii tapahtuman järjestäjiltä paljon työtä ja sitoutumista. Ohessa muistilista Tapahtuman järjestämistä suunnitteleville:
1. Tapahtuman suunnittelu
• Esiintyjien etsiminen, valitseminen ja aikatauluista sopiminen
• Ohjelmiston suunnittelu
• Sopimusten teko esiintyjien kanssa
• Äänitekniikan järjestäminen
• Järjestysmiesten hankkiminen ja sopiminen
• Talkooväen etsiminen ja työtehtävien jako
• Melumittausten järjestäminen
2. Rahoitus
• Talousarvion laadinta
• Apurahojen hakeminen
• Sponsorien hankkiminen
3. Lupa-asiat
• Meluilmoituksen laatiminen Ympäristötoimelle
• Pelastussuunnitelman laatiminen Kymenlaakson pelastustoimelle
• Tapahtumailmoituksen laatiminen Kaakkois-Suomen poliisilaitokselle
• Vastuuvakuutuksen kilpailuttaminen
• Maksujen sopiminen Teoston kanssa
• Tapahtumasta tiedottaminen ennakkoon naapurustolle
4. Markkinointi
• Tapahtumien ennakkomarkkinointi sosiaalisessa mediassa, sekä mahdollisilla nettisivustoilla esim. kotisivuilla.
• Lehdistötiedotteen laatiminen
• Julisteiden/ilmoitusten teko
• Käsiohjelman teko
5. Tiedottaminen tapahtumien jälkeen
• Tapahtumista kertovien kuva- ja videoesitysten tekeminen
• Tapahtumista kertovien lehtiartikkelien laatiminen
• Mahdollisten saatujen apurahojen käyttöselvitykset
Julkaistu Rannantaikaa lehden numerossa 2/2014
